首次参加展会要做哪些准备？

屹立展览公司告诉你首次参加展会要做哪些准备？

一、好的展览会方案是关键

策划方案个人认为是整个展览会活动的至关重要，它围绕整个展览会。一份有利于实际操作的策划方案，包含的內容应该有这些（随着展览会工作准备的深入，展览会方案应该越来详实）。

（一）参展目的要清晰明确

以问题为导向才能有***率的方法。

尽量避免表面文章、标准化不清晰、没法衡量的目标，例如：“提高知名品牌影响力”、“扩大品牌形象知名度”（尽管也有时候，参展的目的是为了在市场中露个脸，证明活得不错这种的，通常这种公司是属于“豪”级別的）。

你的展览会目标，要是能做到目标精细化，项目的成交量、获客量、有多少个潜在客户名单这种的，再好不过了，如此一来有利于展后汇总和总结

（二）Z关键的是费用预算的整理

个人认为，参展领导Z关注的也是实际效果，其次也是成本费用，高性价比才是Z重要的。展会策划期间，参展的真正实际效果暂且是没法估算的，我们能够做的应从各届展览会的规模、参展客流量、现场观众的质量，别的同行业参展的评价得到对展览会的大致评估。在实际效果暂且看不见的情况下，领导关注的也是成本费用了，因此费用预算的整理是非常关键的工作。

（三）做好展会工作计划

然后，Z繁杂、Z耗脑神经的是展览会工作的合理安排。我习惯性在方案中列出来大致的工作划分，具体的工作内容表和进度表用project列出，便于管控和查询。

还可以无限制向下细分化，配合时间表，很有用。

二、筹备展会期间要做这些工作

（一）展台设计搭建

展会通常会在开展2-3个月前分派好展位，特装展台设计展馆就提供一块空地，需要公司自行联系展览公司设计搭建方案。展台设计搭建一般工作提前2个月筹备。

首先，确认好此次展览会的搭建需求，可以的话，画好你的方案构思草图。

一个展台需要的基本区域是前台接待台、展品展示区、招待区、储物间设计等。

其次，寻找展览公司出方案效果图。

时间充足的话，一场展览会的搭建方案需要1个月左右设计，前期与设计公司要经常沟通，这样方便工作进度加快，同时也能要到理想中的效果图。

第三，整理报馆材料。展台搭建公司会把报馆工作做好，基本1天时间足够。一般提前完成报馆，以造成不必要的损失。

第四，等待展台搭建公司工厂制作。

第五，也是展馆现场搭建了。

（一）展品准备

着重多次检查展品。

软件公司还可以租赁展馆网络，不过建议自己搭建一个局域网，有时候展馆的网络并不给力，或者携带4G网备用（展览会期间，4G网通常没啥用，超级卡，但有总比没有强）。

硬件公司的话，建议在展位设计时关键考虑展台设计的布局。

（二）基本资料准备

A.宣传推广资料

包括实物资料和电子资料。实物资料，有企业宣传画册、产品彩页、环保袋、定制小礼品（用作吸引现场观众）、宣传海报、邀请卡（纸质版和电子版）、名片、二维码贴、公司工作制服等。电子资料，通常为公司的宣传基本资料、产品的宣传基本资料（如视频、PPT、产品安装包等）。

B.办公资料

一系列办公室用品，包括但不限于签字笔、大头笔、剪刀、美工刀、A4纸、资料架、名片盒、客户信息搜集表、订书机（含多盒订书针）、饮用水（含水杯）、清洁抹布、桌花等。

（三）人员培训

参展人员的培训、产品讲解的培训等，参展前都需要全体人员参加。

（四）宣传营销推广

1、广泛性营销推广：

公司官方网（官网、微信号、微博、知乎……）、展览会的平台（会刊、官网、合作媒体等）

网络媒体、传统平台的营销推广。

2、针对性营销推广：销售客户邀请（提前做好邀请卡）等。

（四）后勤保障

尤其是大型展会时，展馆附近的酒店都会是爆满的状态。建议提前2个月订房间，提前一两个月定高铁、火车、飞机票。

吃饭这一块，关键确保展期工作人员的饮食。通常展览会都会提供餐饮，不过贵又不好吃。要是不想在展馆内吃，开展有人派发快餐小卡片，可以联系送餐。

（五）别的糖果、果汁饮料智能机器人等吸引现场观众的小手段，都可以试着下。

三、布展期间关键注意这些细节

（一）搭建（搭建期）

1、新手建议严格按照施工图纸的尺寸走；

2、开展前检查好电视的质量等，要提前试播文件，有问题迅速处理；

3、搭建商提供的设备一定要调试到位；

4、施工现场记得带个口罩

（二）物料清点（展期）

1、展商会比现场观众提前半小时入场，推迟半小时离场。利用好这段时间清点物料并做好展品的检查。记得向同事们加油打气！

2、分好展位站位，确保现场观众从任意方位进来都立刻有人招待。

3、专门安排1人录像拍照，专门安排1人搜集展馆别的展商的基本资料。

4、制作2个X易拉宝展架做宣传推广备用，展会时有时候还可以放到人流入口处宣传推广。

5、有的展会允许展商在现场观众报到处、展商报到处放电子资料做宣传推广。

6、把控好新产品讲解的频率，讲解前还可以用小活动或者小礼品聚集人气。

7、通常小礼品，送个小拖车，夏天送个小电扇还是很不错的。

8、参展期间，要是是点外卖请及时订餐，一般在9点半左右就要预订好。

四、盘点、总结，以利下次

召开总结会议，整理参展报告和参展经验。

以上注意事项希望能帮到您！

 深圳屹立展览是***的展台设计、香港展台制作和展台搭建的专业性展览公司，凭借10多年在北上广深、香港等展会设计、施工经验、锻炼出一批高素质的团队，如有展搭建设计需求欢迎来电咨询13554988003，微信同号。