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首次参加展会要做哪些准备?

2022-04-21 10:45:03

策划方案个人认为是整个展览会活动的至关重要,它围绕整个展览会。一份有利于实际操作的策划方案,包含的內容应该有这些(随着展览会工作准备的深入,展览会方案应该越来详实)。 (一)参展目的要清晰明确

屹立展览公司告诉你首次参加展会要做哪些准备?


一、好的展览会方案是关键

策划方案个人认为是整个展览会活动的至关重要,它围绕整个展览会。一份有利于实际操作的策划方案,包含的內容应该有这些(随着展览会工作准备的深入,展览会方案应该越来详实)。

(一)参展目的要清晰明确

以问题为导向才能有***率的方法。

尽量避免表面文章、标准化不清晰、没法衡量的目标,例如:“提高知名品牌影响力”、“扩大品牌形象知名度”(尽管也有时候,参展的目的是为了在市场中露个脸,证明活得不错这种的,通常这种公司是属于“豪”级別的)。

你的展览会目标,要是能做到目标精细化,项目的成交量、获客量、有多少个潜在客户名单这种的,再好不过了,如此一来有利于展后汇总和总结

(二)Z关键的是费用预算的整理

个人认为,参展领导Z关注的也是实际效果,其次也是成本费用,高性价比才是Z重要的。展会策划期间,参展的真正实际效果暂且是没法估算的,我们能够做的应从各届展览会的规模、参展客流量、现场观众的质量,别的同行业参展的评价得到对展览会的大致评估。在实际效果暂且看不见的情况下,领导关注的也是成本费用了,因此费用预算的整理是非常关键的工作。

(三)做好展会工作计划

然后,Z繁杂、Z耗脑神经的是展览会工作的合理安排。我习惯性在方案中列出来大致的工作划分,具体的工作内容表和进度表用project列出,便于管控和查询。

还可以无限制向下细分化,配合时间表,很有用。

二、筹备展会期间要做这些工作

(一)展台设计搭建

展会通常会在开展2-3个月前分派好展位,特装展台设计展馆就提供一块空地,需要公司自行联系展览公司设计搭建方案。展台设计搭建一般工作提前2个月筹备。

首先,确认好此次展览会的搭建需求,可以的话,画好你的方案构思草图。

一个展台需要的基本区域是前台接待台、展品展示区、招待区、储物间设计等。

其次,寻找展览公司出方案效果图。

时间充足的话,一场展览会的搭建方案需要1个月左右设计,前期与设计公司要经常沟通,这样方便工作进度加快,同时也能要到理想中的效果图。

第三,整理报馆材料。展台搭建公司会把报馆工作做好,基本1天时间足够。一般提前完成报馆,以造成不必要的损失。

第四,等待展台搭建公司工厂制作。

第五,也是展馆现场搭建了。

(一)展品准备

着重多次检查展品。

软件公司还可以租赁展馆网络,不过建议自己搭建一个局域网,有时候展馆的网络并不给力,或者携带4G网备用(展览会期间,4G网通常没啥用,超级卡,但有总比没有强)。

硬件公司的话,建议在展位设计时关键考虑展台设计的布局。

(二)基本资料准备

A.宣传推广资料

包括实物资料和电子资料。实物资料,有企业宣传画册、产品彩页、环保袋、定制小礼品(用作吸引现场观众)、宣传海报、邀请卡(纸质版和电子版)、名片、二维码贴、公司工作制服等。电子资料,通常为公司的宣传基本资料、产品的宣传基本资料(如视频、PPT、产品安装包等)。

B.办公资料

一系列办公室用品,包括但不限于签字笔、大头笔、剪刀、美工刀、A4纸、资料架、名片盒、客户信息搜集表、订书机(含多盒订书针)、饮用水(含水杯)、清洁抹布、桌花等。

(三)人员培训

参展人员的培训、产品讲解的培训等,参展前都需要全体人员参加。

(四)宣传营销推广

1、广泛性营销推广:

公司官方网(官网、微信号、微博、知乎……)、展览会的平台(会刊、官网、合作媒体等)

网络媒体、传统平台的营销推广。

2、针对性营销推广:销售客户邀请(提前做好邀请卡)等。

(四)后勤保障

尤其是大型展会时,展馆附近的酒店都会是爆满的状态。建议提前2个月订房间,提前一两个月定高铁、火车、飞机票。

吃饭这一块,关键确保展期工作人员的饮食。通常展览会都会提供餐饮,不过贵又不好吃。要是不想在展馆内吃,开展有人派发快餐小卡片,可以联系送餐。

(五)别的糖果、果汁饮料智能机器人等吸引现场观众的小手段,都可以试着下。

三、布展期间关键注意这些细节

(一)搭建(搭建期)

1、新手建议严格按照施工图纸的尺寸走;

2、开展前检查好电视的质量等,要提前试播文件,有问题迅速处理;

3、搭建商提供的设备一定要调试到位;

4、施工现场记得带个口罩

(二)物料清点(展期)

1、展商会比现场观众提前半小时入场,推迟半小时离场。利用好这段时间清点物料并做好展品的检查。记得向同事们加油打气!

2、分好展位站位,确保现场观众从任意方位进来都立刻有人招待。

3、专门安排1人录像拍照,专门安排1人搜集展馆别的展商的基本资料。

4、制作2个X易拉宝展架做宣传推广备用,展会时有时候还可以放到人流入口处宣传推广。

5、有的展会允许展商在现场观众报到处、展商报到处放电子资料做宣传推广。

6、把控好新产品讲解的频率,讲解前还可以用小活动或者小礼品聚集人气。

7、通常小礼品,送个小拖车,夏天送个小电扇还是很不错的。

8、参展期间,要是是点外卖请及时订餐,一般在9点半左右就要预订好。

四、盘点、总结,以利下次

召开总结会议,整理参展报告和参展经验。

以上注意事项希望能帮到您!

 深圳屹立展览是***的展台设计、香港展台制作和展台搭建的专业性展览公司,凭借10多年在北上广深、香港等展会设计、施工经验、锻炼出一批高素质的团队,如有展搭建设计需求欢迎来电咨询13554988003,微信同号。


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